Mobilité étudiants

Mobilité étudiants INSA

La mobilité des élèves ingénieurs dans une entreprise, en stages ou pour des semestres d'études à l'étranger est obligatoire dans le cadre de leur cursus, avec au minimum un séjour de 12 semaines à l'étranger (dans un pays différent du pays d'origine), effectué éventuellement en deux fois.

Vers les Universités partenaires

• Dans le cadre du programme ERASMUS (en Europe)
• Dans le cadre d'accords bilatéraux (accords hors Europe)
• Dans le cadre d'accords de réseaux (PRES université de Toulouse, Groupe INSA, Fitec...)

1ère étape

• Faire des recherches sur le tableau des possibilités d'échanges afin de cibler les universités qui dispensent avec certitude les spécialités souhaitées. En effet, il est impératif de définir un programme d’études sûr, fiable et adapté aux besoins de l’étudiant. Dans le tableau, ND signifie que le nombre de semestres d'échange n'est pas défini dans l'accord; l'échange ne peut cependant se faire que sur un nombre limité d'étudiants. L'intitulé des codes disciplines se trouve dans une autre feuille du fichier.
• Valider le projet avec le correspondant des Relations Internationales du Département concerné.

2ème étape

• S’inscrire sur le logiciel MoveOnLine accessible de début décembre au 15 Janvier et faire 3 vœux de destinations en vous connectant à l'aide de vos identifiants habituels. Vous pouvez saisir vos 3 vœux jusqu'au 15 janvier (pour faire 3 vœux, il suffit de cliquer sur "plus" à la fin chaque vœu de mobilité). Vous pouvez modifier votre candidature tant que vous ne l'avez pas validée (c'est-à-dire tant qu'elle n'a pas été envoyée).
• Pour chacun des 3 voeux, remplir une fiche projet et la faire valider par le correspondant RI du département qui la garde.
• Attention: seuls les projets validés par le correspondant RI seront pris en considération par la commission de sélection.

3ème étape

Une commission se réunit plusieurs fois en Janvier et Février pour sélectionner les étudiants susceptibles de candidater sur les destinations choisies en fonction du dossier de l’étudiant et des semestres disponibles en échanges. Les critères de classement sélection sont les notes, le classement, l'implication dans les activités liées à l'accueil des étudiants étrangers sur le campus de l'INSA).

4ème étape - Préparation du Séjour

Pour les étudiants autorisés à candidater auprès d’universités étrangères :

• Revisiter le site Internet de l’Université choisie pour s’assurer de : la date limite d’envoi du dossier de candidature, de la liste des documents à fournir pour constituer le dossier. Consulter aussi Intranet > International > Informations sur nos partenaires.
• Attention: le TOEFL est obligatoire pour les USA et pour un nombre croissant de partenaires dans le monde.
• Consulter le correspondant RI du département pour établir la fiche unique « Projet » , finaliser le learning agreement (télécharger le learning agreement Outgoing) comportant la liste des cours à suivre à l’étranger, qui doit être signée en premier par le correspondant RI.
• Apporter le dossier complet non agrafé à la DRI (Danièle Fromont) qui en effectuera l’enregistrement, la copie et l’envoi à l’université d’accueil.
• Si l’inscription se fait en ligne, apporter tout de même à la DRI la copie papier de la demande de candidature et la fiche « Budget »
• Attention: la DRI n'acceptera pas de dossiers à moins de 10 jours de la date limite de réception par l'université d'accueil (Europe) et 15 jours pour les séjours hors Europe.
• A réception de l’acceptation ou du refus de candidature, prévenir la DRI (Danièle Fromont (daniele.fromont @ insa-toulouse.fr)), réciproquement si la DRI reçoit une réponse, l’étudiant sera prévenu immédiatement par mail ou téléphone.
• La DRI envoie courant Mai à tous les étudiants susceptibles de partir en semestres d'études 4 emails les informant de la procédure à suivre pour obtenir des aides.

5ème étape - Arrivee dans l'Université d'Accueil

• L'étudiant transmet directement à la DRI une attestation d’installation dans un délai maximum de 3 semaines après le début du semestre de l’université d’accueil.

• L'étudiant transmet directement à son département d'origine à l’INSA, son contrat d’études définitif dans un délai maximum de 3 semaines après le début du semestre de l’université d’accueil. Le correspondant RI accuse réception de ce programme d’études, l’approuve et le transmet à la DRI pour signature. En cas de modification du contrat d’études pendant le séjour, l’étudiant sollicite préalablement l’accord formel du  correspondant RI.
• En cours de semestre, informe rapidement le correspondant RI de tout problème majeur relatif à ses conditions d’accueil et/ou au déroulement de ses études.

6ème étape - Au Départ de l'Université d'Accueil

• L'étudiant fait remplir l'attestation de fin de séjour transmise par D. Fromont DRI et la lui retourne.
• L'étudiant s’organise pour que sa scolarité (examens compris) dans l’université d’accueil soit terminée dans un délai compatible avec le calendrier de l’INSA. Pour les périodes correspondant au 1er semestre, cette scolarité doit être terminée au plus tard le 1er février sauf contrainte particulière liée à l'Université d'accueil
  et accord écrit du correspondant RI. Pour les périodes correspondant au 2ème semestre, cette scolarité doit être terminée au plus tard le 1er septembre.
• L'étudiant transmet directement à l’INSA une copie du relevé de notes (ou s'organise pour qu'une copie soit transmise par l'université d'accueil), signée par un représentant autorisé de l’université d’accueil. Pour les périodes correspondant au 1er semestre, cette copie doit être transmise au plus tard le 20 juin. Pour les périodes correspondant au 2ème semestre, cette copie doit être transmise au plus tard le 20 juin pour un examen des résultats à la session du jury de juin et au plus tard le 1er septembre pour un examen des résultats à la session du jury de septembre.

Les dispositions précédentes sont extraites du "Règlement pour les séjours d’études à l’étranger", annexé au règlement des études INSA.